AI rewrites community meeting minutes

Board Meeting minutes example

The draft of a community meeting minutes before AI rewrites.

社區會議記綠

日期：2024年x月x日下午2時30分

地點：社區辦公室

主席: 主任委員XXX

會議主旨：

  1. 投票同意每戶於2024年x月x日前繳交 $xxxx，並且自2024年 x月開始每月管理费為$xxx。
  2. 投票選舉新任管理員(從2024年2月1日上任)。現在已經有x號屋主xxxx自願參選，歡迎其他屋主參選。

會議屋主簽名人數為xx人。

首先由社區會計XXX報告本社區財務收入及支出狀況。

選舉投票结果：

  1. 有xx張同意票：同意每戶於2024年x月x日前繳交$xxxx. 並且自2024年x月開始每月管理费為$xxx。此投票结果已经超過屋主們60%投票同意並成為法定之管理文件。
  2. 有xx張票選擇x號屋主xxx擔任社區管理員，而且沒有其他人參選。此投票結果即是同意x號屋主xxx從2024年2月1日開始擔任社區管理員。

請屋主們於2024年x月x日前.將$xxxx支票郵寄或投入社區辦公室旁的信箱內。

祝福全體屋主身體健康，新年健康快樂！

社區管理委員會

Prompt: Please rewrite the community meeting minutes in a formal way, using Traditional Chinese.

#DeepSeek-AI gives the following response. (Note: Red texts emphasize the changes)

社區會議記錄
日期：2024年x月x日下午2時30分
地點：社區辦公室
主席：主任委員XXX

會議主旨：
一、 表決同意每戶應於2024x月x日前繳交$xxxx元整，並自2024年x月起每月管理費調整為$xxx元整。
二、 表決選舉x號屋主XXXX擔任管理員(任期自2024年2月1日起）。

本次會議屋主簽名人數xxx人。

會議程序：
首先由本社區會計XXX報告本社區財務收支狀況。

表決結果：
一、 經表決通過，以xx票贊成通過每戶應於2024年x月x日前繳交$xxxx元整，並自2024年x月起每月管理費調整為$xxx元整。本案贊成票數已超過全體屋主60%之同意門檻，依法具有效力。
二、 經表決通過，以xx票同意由x號屋主xxx自2024年2月1日起擔任本社區管理員。

注意事項：
請各屋主於2024年x月x日前，將$xxxx元整之支票郵寄或投入本社區辦公室旁之專用信箱。

謹此祝福全體屋主身體健康，新年快樂！
社區管理委員會 謹誌

Prompt: Translate to English.

Community Meeting Minutes
Date: January x, 2024, 2:30 PM
Location: Community Office
Chairperson: Committee Chairperson XXX

Meeting Agenda:

  1. Vote to approve the requirement for each household to pay a fee of $xxxx by January x, 2024, and the monthly management fee will be adjusted to $xxx starting from February 2024.

  2. Vote to elect homeowner XXXX from House No. X as the community manager (term starting February 1, 2024).

Number of homeowners who signed in for the meeting: xxx

Meeting Proceedings:
The meeting began with a financial report presented by the community accountant, XXX, detailing the community’s income and expenses.

Voting Results:

  1. The proposal requiring each household to pay a one-time fee of $xxxx by January x, 2024, and the adjustment of the monthly management fee to $xxx starting February 2024 was approved with xx votes in favor. The number of affirmative votes exceeded the 60% threshold required by law, making the resolution legally binding.

  2. The proposal to elect homeowner XXX from House No. X as the community manager, effective February 1, 2025, was approved with xx votes in favor.

Important Notes:
Homeowners are requested to mail or deposit a check for $xxxx into the designated mailbox next to the community office by January x, 2024.

Wishing all homeowners good health and a Happy New Year!
Sincerely,
Community Management Committee